Digital Workplace - der Arbeitsplatz der Zukunft

Eine zentrale Rolle bei der digitalen Transformation von Unternehmen spielt die Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Der Digital Workplace ist eine soziale, kollaborative und (in)formelle Arbeits- und Lernumgebung, welche die vernetzte Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams und eine effiziente Arbeitsweise mit Kunden und Partnern fördert.

Der Digital Workplace stellt dazu Anwendungen, Informationen und Services bereit, die sowohl im Büro am Desktop, wie auch orts- und zeitungebunden über mobile Zugänge erreichbar sind. Die zentrale Plattform kann dabei als eine Weiterentwicklung des Intranets betrachtet werden, die welcher der Informationsaustausch und die kollaborative Zusammenarbeit in Unternehmen gefördert wird. Im Digital Workplace sind dazu verschiedene Unternehmensanwendungen, wie beispielsweise CRM oder ERP integriert. Zudem stehen auch digitale Kommunikationstools, wie Messaging-Services zur Verfügung. Damit der Digital Workplace aber seine Möglichkeiten voll ausschöpfen kann, sind auch geeignete Rahmenbedingungen zu schaffen, die auch Auswirkung auf Arbeitszeitmodelle und die Unternehmenskultur haben.

Vier Elemente für den Digital Workplace

Unabhängig davon, welcher Studie wir vertrauen, welche Perspektive wir einnehmen oder welche Lösungen bereits vorhanden sind: Stand-Alone-Anwendungen, die losgelöst von zentralen Kommunikationselementen wie der E-Mail, dem Kalender oder auch Video-Konferenz-Tools laufen, sind nicht zielführend und behindern nicht nur die persönliche Produktivität der Mitarbeiter, sondern auch die ganzer Teams.

Im Mittelpunkt der Einführung eines Digital Workplace stehen neben der Integration von sicheren Daten- und Anwendungsservices, Cloud Services auch digitale Kommunikationsmöglichkeit, genauso wie die Entwicklung der dazu notwendigen digitalen Kompetenzen und einer digitalen Unternehmenskultur. Dabei können die vier nachfolgend beschriebenen Elemente, als zentral angesehen werden:

1. Kollaboration

Gemäß Studien wird es bis zum Jahr 2020 mehr Team-, als Einzelarbeitsplätze geben. Dabei spielt auch die Diversität eine enorm wichtige Rolle: vielfältig zusammengestellten Teams gehört die Zukunft, wobei interkulturelle und internationale Faktoren ebenfalls zum Tragen kommen. Unabhängig ob für den langfristigen Einsatz oder ein zeitlich begrenztes Projekt geplant, und unabhängig ob innerhalb des Unternehmens oder in dem Zusammenschluss mit Partnern, Dienstleistern oder Kunden: der Digital Workplace muss diese Zusammenarbeit über die bisher bekannten Grenzen hinaus vereinfachen, das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten unterstützen und auch neue Arbeitsmethoden fördern, unabhängig von Plattform, Endgerät, Generation oder Browser.

Einher mit der virtuellen Teamarbeit geht die Notwendigkeit für schnelle Abstimmungen in Chats genauso wie für Videokonferenzen innerhalb von Teams die rund um den Globus verteilt sein können, genauso wie das Teilen von Notizen und To-Dos. Denkt man dies zu Ende, so entsteht ein digitales Ökosystem, welches unterschiedliche Datenquellen, Anwendungen und Prozesse integriert, die je nach Bedarf innerhalb eines Digitalen Workplace genutzt werden können.

2. Analytics und Intelligence

Gemäß dem Gartner Report „Hype Cycles for the Digital Workplace, 2017“ wird die Fähigkeit, intelligente Anwendungen in den Digital Workplace zu integrieren, ein sehr hoher Stellenwert zugewiesen.

Quelle: Gartner Releases "Hype Cycle for the Digital Workplace, 2017", https://www.gartner.com/newsroom/id/3785664

Den Nutzern des Digitalen Workplace werden Daten angeboten, mittels welcher in Echtzeit die Möglichkeit geboten wird, bessere Entscheidungen zu treffen und die eigenen Entscheidungen mit relevanten Markt- oder Wettbewerbsdaten abzugleichen bzw. zu unterstützen. Zudem lernen solche intelligenten Tools auch von ihren Nutzern und sorgen so dafür, dass die Informationen dann zur Verfügung stehen, wenn diese gerade benötigen werden. Durch solche intelligente Analytics werden Inhalte der Kommunikation oder Dateien ausgewertet und zur Nutzung bzw. Unterstützung in den Abläufen aufbereitet.

Dabei ist jedoch auch der Datenschutz zu berücksichtigen. Um die Anforderungen zu erfüllen muss die Datenanalyse auf Basis vollständig anonymisierter Daten erfolgen und den Standards der ab Mai 2018 in Kraft tretenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen.

3. Universeller Zugang

In vielen Organisationen steht es mittlerweilen außer Frage, dass moderne Wissensarbeit keinen festen Schreibtisch mehr braucht. Durch die digitale Transformation, den zahlreichen Mobile Apps, leistungsfähigen Geräten und dem zunehmenden Breitbandausbau können Menschen heute unabhängig von Ort und Zeit arbeiten.

Diese Form der Arbeit und auch von Souveränität bei der Wahl des eigenen Arbeitsplatzes ist nur möglich, wenn der Digital Workplace unabhängig vom jeweiligen Ort und Gerät synchronisiert zur Verfügung steht. Hierzu muss nicht nur der durchgehende Zugriff auf Daten und Dokumente gewährleistet sein, sondern auch die Erreichbarkeit für Kunden, Dienstleister und Kollegen. Auch muss dafür gesorgt werden, dass die vom Desktop bekannten Features auch unterwegs zur Verfügung stehen und noch dazu auf Endgeräten verfügbar gemacht werden, die über Touch-Displays oder digitaler Stifteingabe bedienbar sind. Nur hierdurch kann die notwendige Effektivität in der täglichen Arbeit gewährleistet werden.

4. Security

Eine aktuelle Studie [1] von COMPUTERWOCHE und CIO in Kooperation mit Cisco und dem Security-Fachverband (ISC), zeigt dass das Thema Security oder auch Cyber-Angriffe für 74 Prozent der Unternehmen als das größte Risiko für die eigene IT-Infrastruktur darstellt. Zudem wird als zweitgrößte Bedrohung (64 Prozent) die Nachlässigkeit eigener Mitarbeiter gesehen und mehr als die Hälfte der Unternehmen (52 Prozent) fürchtet sich zudem auch vor Industriespionage. Bei der Einführung eines Digitalen Workplace sollte deshalb auch eine durchgängige Sicherheitsstrategie verfolgt werden, bei der von einer Sicherheitsverletzung ausgegangen und eine geeignete Lösungen umgesetzt werden sollte.

Zusammenfassung

In der zunehmend vernetzten Geschäftswelt von heute benötigen Unternehmen sichere und integrierte Lösungen, welche Kunden, Partner und sonstigen Interessengruppen sowohl in der Cloud als auch lokal entsprechende Mehrwerte bieten und dabei den Anforderungen der neuen Arbeitswelt gerecht werden. Unabhängig davon sollten die vier vorgenannten Elemente im Mittelpunkt einer digitalen Strategie, zur Einführung eines Digitalen Workplace stehen.

Da geeignete Lösungen immer komplexer werden und professionelles Know-how benötigen, ist es gerade für KMUs wichtig, eine Lösung zu finden, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und ohne hohe Initialisierungskosten, trotzdem stets skalierbar ist, um einem angestrebten Wachstum bzw. der Ausweitung von Aktivitäten zukünftig nicht entgegen zu stehen.

Quellen:
[1] Studie zur IT-Sicherheit:Warum der CISO von höchster Relevanz für Ihr Unternehmen ist, IDG, Computerwoche und CIO